Für die Abteilung Verwaltung, Personalbüro, wird gesucht: Personalassistent / Personalsachbearbeiter (m/w/d)
Die Einstellung erfolgt in Anlehnung an den Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund), je nach persönlicher Qualifikation.
Voraussichtlicher Einstellungstermin: ab sofort
Arbeitszeit: Teilzeit, ca. 15 – 30 Stunden wöchentlich
Befristung: unbefristet
FWU Planstelle
Vom TVöD abweichende individualvertragliche Regelungen bleiben vorbehalten.
Die Stelle ist vorgesehen zur Unterstützung sämtlicher anfallender Personalaufgaben bei der Personaladministration, -betreuung, Zeiterfassung, Bewerbungsadministration, Gehaltsabrechnung sowie für Vertretungsaufgaben im Bereich Assistenz der Geschäftsführung. Alle Aufgaben werden schwerpunktmäßig auf die Teammitglieder verteilt und sind nach den gemeinsamen Vorgaben bzw. in gegenseitiger Abstimmung durchzuführen.
Ihre Aufgaben
- Personaladministration: Einleitung von Onboarding-Prozessen, Verwaltung von Austritten, Vorbereitung von Einstellungsunterlagen, Vorbereitung der Zeugniserstellung, Betriebsratsbeteiligungen
- Pflege des Zeiterfassungssystems Zeus der Fa. ISGUS (u.a. Korrekturbuchungen, Fehlzeitenüberwachung und Arbeitsunfähigkeitsmeldungen; Zeitkontenüberwachung, Hinterlegung von Arbeitszeiten/Verteilung Arbeitszeit), Abrechnung von Dienstreisen mit Zeus nach dem Bundesreisekostengesetz, Führung der Personalakten und Unterstützung der Einführung der digitale P-Akte
- Personalbetreuung: Ansprechpartner/in für Mitarbeiter/innen bei Fragen zu Urlaub, Krankheit, Mutterschutz, Elternzeit, Zusatzversorgung (VBL) oder Sozialversicherungen
- Bewerbungsadministration: Stellenpostings vorbereiten (intern und extern), Korrespondenz mit Bewerbern und Organisation von Vorstellungsgesprächen/Schnuppertage
- Gehaltsabrechnungen: Vorbereitung und Durchführung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit der AKDB (Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern)
- Abstimmung von Personalkonten mit der Buchhaltung
- Mitwirkung bei der Erstellung von Listen wie z.B. Stellenplänen, Personal-kostenbe- und -hochrechnungen, Personalstatistiken, Berechnung der Personalrückstellungen (u.a. Urlaub und Gleitzeit) für den Jahresab-schluss, Schwerbehindertenmeldungen
- Vertretung der Assistentin der Geschäftsführung (u.a. Vorbereitung und Abwicklung von Gremiensitzungen, Reiseplanung, Gebäudeverwaltung, Mietverträge)
- Sonstige Tätigkeiten nach Einzelanweisung
Wünschenswerte Qualifikationen und Fähigkeiten
- Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung möglichst mit personalfachlicher Vertiefung/Weiterbildung
- Praktische Berufserfahrung im Personalwesen und Office-Bereich
- Grundlegende Kenntnisse im Arbeits-, Sozialversicherungs- und Steuerrecht
- Kenntnisse im Tarifwerk TVöD (oder alternativ: TV-L) und im Zusatzversorgungsrecht (VBL) sind von Vorteil
- Gute PC-Anwenderkenntnisse (v.a. MS Word und EXCEL),
- Erfahrungen mit einer Gehaltsabrechnungssoftware, Personalinformationssystem oder Zeiterfassungsprogrammen sind von Vorteil
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Deutschkenntnisse mindestens auf dem Niveau C1 des Europäischen Referenzrahmens für Sprachen), inkl. Kenntnisse der Fachterminologie
- Freundliches, sicheres und dienstleistungsorientiertes Auftreten
- Teamfähigkeit, Diskretion, Detailgenauigkeit, Kommunikationsstärke und Flexibilität
Wir bieten
- Eine sinnstiftende und zukunftsorientierte Aufgabe bei der Digitalisierung von Schulen
- Ein krisenfestes Arbeitsverhältnis bei einem öffentlichen Unternehmen
- Vergütung je nach persönlicher Qualifikation und Erfahrung in Anlehnung an den TVöD Bund
- Für Beamte (w/m/d) bestehen grundsätzlich besondere Beschäftigungsmöglichkeiten unter Beibehaltung des Beamtenstatus
- 30 Tage Jahresurlaub
- Job Ticket und Firmenfitness mit „Wellpass“
- Betriebliche Altersversorgung
- Flexible Arbeitszeiten mit Arbeitszeiterfassung, flache Hierarchien und mobiles Arbeiten (hybride Homeoffice-Regelung)
- Attraktiver Medienstandort in München-Grünwald (öffentliche Verkehrsmittel, kostenfreie Parkplätze)
Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte an Herrn Rüdiger Nill: bewerbung@fwu.de oder über unser Bewerbungsformular unten. Herr Nill steht unter 089 / 64 97 -340 oder per Mail auch gerne für Fragen zur Verfügung.