Für die Abteilung Mediendienste wird gesucht: Teamassistenz (w/m/d).
Die Einstellung erfolgt in Anlehnung an den Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) je nach persönlicher Qualifikation und Berufserfahrung.
Voraussichtlicher Einstellungstermin: ab sofort
Arbeitszeit: Teilzeit (ca. 20 -30 Stunden/Woche)
Befristung: unbefristet
Vom TVöD abweichende individualvertragliche Regelungen bleiben vorbehalten.
Die Stelle ist vorgesehen für organisatorische bzw. administrative Aufgaben in allen Bereichen der Abteilung (bilaterale Mediendienste mit den Bundesländern, länderübergreifende Vorhaben im Rahmen des DigitalPakts sowie Aufbau und Betrieb einer Bildungsmedieninfrastruktur)
Ihre Aufgaben
- Unterstützung der Abteilungsleitung, der Projektleiter/innen und aller Mitarbeiter/innen der Abteilung
- Termin- und Reisemanagement unter Einhaltung der Reiserichtlinien
- Vorbereitung von Auslagenabrechnungen
- Auftrags- und Rechnungseingabe bzw. -prüfung mit dem Rechnungsprüfungsprogramm enaio
- Organisation und Koordinierung von Meetings, Messen und Events einschließlich Catering
- Protokollführung und strukturierte Dokumentation von Ländersitzungen
- Kommunikation mit externen Stellen (z.B. Ansprechpartner/innen in den Bundesländern, externen Dienstleistern)
- Pflege und Weiterentwicklung der Projektmanagement-Standards, Templates und Vorlagen
- Sicherstellung der Verfügbarkeit und Auffindbarkeit aller PM-Dokumente und -Vorlagen für Projektmanager und Projektleiter durch strukturierte Ablage und klare Dokumentation
- Allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben (u.a. Korrespondenz, Dokumentation/Archivierung, Terminplanung, Zusammenstellen von Unterlagen)
- Administrationsaufgaben bei FWU-ebooks
- Sonstige Aufgaben nach Einzelanweisung
Wünschenswerte Qualifikationen und Fähigkeiten
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Einschlägige Berufserfahrung im Bereich Assistenz/Office-Management
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen, Video-Konferenz-Systemen und Projektmanagement-Tools (bevorzugt: Jira und Confluence)
- Gute kommunikative Fähigkeiten (mündlich und schriftlich), freundliches und offenes Auftreten
- Organisationstalent und ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
- Hohes Maß an Diskretion, Flexibilität, Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Selbstständigkeit
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Deutschkenntnisse mindestens auf dem Niveau C1 des Europäischen Referenzrahmens für Sprachen), inkl. Kenntnisse der Fachterminologie,
gute Englischkenntnisse sind von Vorteil
Wir bieten
- Voraussichtlicher Einstellungstermin: frühestmöglich
- Arbeitszeit: Vollzeit, 40,1h/Woche, Teilzeit möglich
- Eine sinnstiftende und zukunftsorientierte Aufgabe bei der Digitalisierung von Schulen
- Ein krisenfestes Arbeitsverhältnis bei einem öffentlichen Unternehmen
- Vergütung je nach persönlicher Qualifikation und Erfahrung in Anlehnung an den TVöD Bund
- Für Beamte (w/m/d) bestehen grundsätzlich besondere Beschäftigungsmöglichkeiten unter Beibehaltung des Beamtenstatus
- 30 Tage Jahresurlaub
- Job Ticket und Firmenfitness mit „Wellpass“
- Betriebliche Altersversorgung
- Flexible Arbeitszeiten mit Arbeitszeiterfassung, flache Hierarchien und mobiles Arbeiten (hybride Homeoffice-Regelung)
- Attraktiver Medienstandort in München-Grünwald (öffentliche Verkehrsmittel, kostenfreie Parkplätze)
Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte an Herrn Rüdiger Nill: bewerbung@fwu.de oder über unser Bewerbungsformular unten. Herr Nill steht unter 089 / 64 97 -340 oder per Mail auch gerne für Fragen zur Verfügung.